2001年春の年次大会における託児室運用の記録(世話人まとめ)
仕事分担 (詳細は設置までのスケジュール参照)
実行委員(開催大学)の仕事
  • 託児室係の選任:実行委員の中から託児室担当者を出し、 託児室に関して託児室世話人と事務局との連絡窓口になる。
  • 会場確保: 託児場所となる会場の確保。会場の情報を提供。 備え付け備品の借用。
  • 会場設営/片付け:前日に会場設営。利用終了後(最終日)片付け。
  • 当日の保護者呼出し: 急な発熱や万一の事故の場合の保護者呼出しを本部経由で。
  • 現地情報の提供:近くの医者,タクシー会社などをわかる範囲で。
事務局の仕事
  • 会計 シッター会社、その他の費用の支払い/精算。 世話人が設定した利用料に基づき利用者からの料金徴収。
  • 広報:託児室アナウンス(会誌、プログラム、JPSのホームページなど)
  • シッター会社と契約:世話人が選定したシッター会社と。
  • 保険の契約:学会が利用者にかける 保険(シッター会社の保険とは別途)
  • 備品の調達:消耗品、学会保管の備品(電気ポット、ウレタンマット)、 (備品リスト
世話人の仕事

会計(徴収/経費支出)について
託児室に関する経費は基本的に事務局で扱う。
経費支出の方法
  • 後日学会へ請求し、学会が振込で支払い。
    • シッター会社からの請求
    • 世話人が立替え払い後、領収書と口座番号を送り、学会から送金。
  • 立替え払いの現地精算:
    領収書を持って現地本部にて事務局(会計)で精算。(当日の経費など)
  • 現地で事務局が直接支払う。 (送料、着払い、消耗品の購入費など)
利用料の徴収
    世話人が設定した利用料金表に基づき、事務局が徴収。 現地で徴収が原則だが、現地では変更やキャンセルなどの対応をせず、 変更や不明な点のある利用者は、後日、学会からの請求で銀行振込。 利用料金の返金は原則しない。
  • 利用変更のなかった利用者:
    会期中に現地の本部(会計)で徴収。
  • (キャンセルや変更があった利用者、不明の点がある人:
    料金変更は現地では対応しない。 後日、学会より郵送にて請求する利用料金を銀行振込で支払う。