世話人は、シッター会社の下調べ情報をもとに候補となる会社が ほぼ決まってきたら、以下のフォーマットを参考に詳細な問い合わせを行ないます。 適当な時期に選定したシッター派遣会社を事務局に推薦し、事務局が契約を行ないます。 （シッター会社とFAXでのやりとりが便利でしょう。） 問い合わせの内容は、託児室概要／利用規定、利用者案内、 当日スケジュールなどに反映します。
日本物理学会の会合の期間中（４日間）に、参加者が同伴するお子さん
を会議中預けられるよう、ここ数年会場内に臨時託児室を設置しています。
今大会でも託児室の開設を予定しています。
そこで、託児を請け負っていただけるベビーシッター派遣会社を現在
探していますが、もし貴社で出張託児室やイベント保育のような
サービスを行なっておいででしたら、検討したいので、システム／サービス内容
などの情報を教えて下さい。
以下の項目に従ってご回答をお願いします。貴社のシステム／サービス内容などに
関する案内資料があれば、Faxまたは送付をお願いいたします。
そちらの記載に項目については、
「別紙資料参照」として頂ければ結構です。
お手数ですが、よろしくお願いします。
なお、利用が決まりましたら、改めて正式に依頼させて頂きます。
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利用条件：日本物理学会主催の学術会合における臨時託児室（イベント保育）
日程：２０ 年 月の４日間
(8:30頃〜18:00頃、場合により、夜間18:00〜20:00）
場所： 大学 キャンパス（ 市）
託児場所：大学キャンパス内かその周辺に適当な部屋を用意する。
利用者数：未定だが、日時によって１、２人〜５、６人程度と見込まれる。
利用申込の日にち・時間帯は、各家族によりまちまちで、
利用申込のあった時間帯にのみ託児室を開設する予定。
なお利用者が１人の場合にも、原則としてベビーシッター２人の
派遣をお願いいたします。
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会社名：
住所：
Tel:
Fax:
E-mail:(メールでの問い合わせが可能ならば）
○ ベビーシッター協会加盟会社ですか。その場合の加入年度。
○ 託児中の子供の事故などに対して賠償保険に加盟していますか。
保険会社名：
保険の名称：
補償内容／金額：
保険料はシッター料金に含まれますか。 （自動的に含まれる、別料金、など）
○ 臨時の出張託児室の経験／システムはありますか。
（グループ保育あるいはイベント保育などと呼ばれます）
○ 料金システムを教えて下さい。
時間あたりの料金、会員制の有無、シッター交通費など。
イベント保育契約のシステムなどがあれば、それをご紹介下さい。
例えば、１日９時間(8:30〜17:30)で子供４人、シッター二人とした
場合に合計でかかる費用の見積り（項目毎）の例をお願いします。
（基本的に、会場設営、利用申込受付などはこちらで行なう予定です。）
○ 保育者の資格や経験、研修は？
○ 保育者一人あたりの子供の数の基準、利用者の月齢制限など。
年齢別に（シッター１人につき0〜2才児２人までなど）
対象児の月齢／年齢制限はありますか。
○ 契約／申込方法について
契約方法や利用申込、提出書類、時期など。
・イベント保育の契約方法。
・申込に必要な利用者の情報
（保護者、子供の氏名、子供の性別、月齢、愛称など）
・最終的な利用者名簿の提出はいつ頃まで。
○ 料金の支払い
利用後日、学会本部（東京）へご請求頂き、銀行振込という支払い方法を
希望しますが可能でしょうか。
○ 問診表の有無
利用者からの問診表の提出は必要か？（事前提出、当日提出など）
貴社の書式があれば、送付願います。
その他、保険証や母子手帳のコピーは？
○ アレルギーの子供への対応は。
敏感なアレルギーの子供がいる場合にはどのように対応されるのでしょうか。
例）問診表に明記すればよい。事前に会社への連絡が重要。
現場でシッターに伝える。など
○ 保護者のお迎えについて
お迎えの保護者に子どもを引渡す際の確認事項がありますか。
例）少人数なら特に確認の必要なし、
例）免許証、健康保険証、母子手帳などのIDカードで確認が必要、など
例）引換証制度
○ 利用者への案内について
利用者へ持ち物や注意事項など案内すべき内容があれば。
（資料があれば添付して下さい）
○ おやつや食事について
おやつ：例）各自持参、あるいは、会社支給など。
食事は原則として保護者といっしょにとってもらうことを考えていますが、
その場合、託児室会場内で親子で食事をとってよろしいでしょうか。
○ 子供の病気のとき
特に注意事項があれば。
例）感染する病気はだめ、軽い病気ならシッターと相談の上、保護者が判断。
○ 設備について
託児場所の会場設備について貴社からのご指導／ご要望があれば
お書き下さい。例）必要設備（幼児寝具）など
○ キャンセルについて
キャンセル料、発生日時など
○ 事前打ち合わせについて
事前の打ち合わせはどのように行ないますか。
例）できれば会場下見をしたい、当日開始３０分前に打ち合わせが必要、
電話で内容を確認、など。
○ リース品について
貴社で託児室設営のためにリースサービスを行なっている設備などあれば、
品名、料金システム、運搬方法などを教えて下さい。
例）携帯電話、おもちゃ、ベビーベッド、オマル、ベビー寝具など
○ その他の情報があれば
会場近くに、貴社運営あるいは提携先の託児ルームがあれば情報を
ご提供下さい。