1. 世話人が、シッター会社へ問い合わせ選定した会社を事務局へ推薦2. 事務局が契約 3. 世話人がシッター会社と設備などの詳細打ち合わせ 4. 申込〆切り後、利用者リスト／利用スケジュールを連絡。シッター会社から シッターの人数、シッタースケジュールの回答 5. 当日利用 6. 後日、シッター会社から学会へ費用請求。世話人が内容確認後、学会が支払い。
世話人：
事務局：
開催大学：世話人から現地情報の要請があれば、シッター会社の情報収集などに ご協力下さい。
●選定にあたっての留意点
・託児中の事故などの補償について賠償保険に入っていること（必須）・できれば全国ベビーシッター協会加盟会社であると安心。 ・最低シッター数の基準。 ・イベント保育（グループ保育）の経験。 ・シッターの経験、研修。
●会社選定のための資料リスト
（０）シッター会社下調べフォーマット（１）シッター会社の探し方 全国ベビーシッター協会加盟会社リスト インターネット電話帳 補足１ ＜過去に他学会で学会託児室の契約実績のあるシッター会社名＞ 補足２ ＜ベビーシッター協会会員の基本的要件＞ 補足３ ＜ベビーシッター総合補償制度＞ （２） 詳細問い合わせフォーマット （３）参考資料１： グループ保育とは？ グループ保育案内例